Amerika szerte a tanárok és titkárok számára az elektronikus aláírások segítenek a költségek csökkentésében és az infláció hatásainak leküzdésében. A papírmentes aláírási folyamatok költségkímélő fejlesztéseket kínálnak a hagyományos aláírásokhoz képest és közben csökkentik az átfutási időt, és javítják a jogszabályi megfelelést is.
Az ilyen előnyök miatt nem meglepő, hogy az iskolák 33 százaléka - és az egyetemek még nagyobb hányada - miért cseréli le a papíralapú dokumentumokat elektronikusra. Kutatások azt mutatják, hogy egy intézmény akár 3000 dollárt vagy annál is többet takaríthat meg minden egyes papír alapú aláírás után, amelyet digitálisra cserél.
A Forrester 2023-as, Az Adobe Acrobat Sign teljes gazdasági hatása c. jelentéséből kiderül, hogy az intézmények évente több százezer munkaórát takaríthatnak meg, ha az adminisztrációs folyamataikat kielemezve kiválasztják a számukra megfelelő elektronikus szolgáltatást. Ezzel jelentősen csökkenthetik a kézi adatbeviteli hibákat.
Az továbbiakban közelebbről megvizsgálunk négy kulcsfontosságú előnyt, amelyet az elektronikus aláírásra való áttérés biztosíthat egy iskolának. Mindegyik területen megvizsgáljuk azokat a konkrét felhasználási eseteket, amelyekben egy intézmény hasznot húzhat a digitális aláírási technológia bevezetéséből, és tippeket adunk a digitális átalakulás felé vezető lépések napi szintű megtételéhez.
Minden egyes hagyományos dokumentum számos pénzügyi költséggel jár, ezek közül viszont néhány kevésbé nyilvánvaló, mint mások. Például egy papíralapú nyomtatvány, amelyet több ezer diákhoz juttatnak el, nem csak a papír és a nyomtató/másoló tinta, hanem a kapcsok, borítékok és bélyegek ezreinek költségeit is megkívánja egy iskolától.
A digitális űrlapok ezzel szemben elküldhetők e-mailben vagy, ami még hatékonyabb, valós időben megoszthatók és ellenőrizhetők olyan együttműködési alkalmazásokon keresztül, mint az Adobe Acrobat Sign, amely megkönnyíti az aláírások gyűjtését is magában a PDF-fájlban.
Ha mindezeket a költségeket figyelembe vesszük, könnyebb belátni, hogy egyetlen hagyományos dokumentum digitálisra cserélése hogyan takaríthat meg egy iskolának 3000 dollárt vagy még többet. A Forrester jelentése szerint a nyomtatás és a szkennelés összes költségét figyelembe véve az iskolák átlagosan 13,50 dollárt takaríthatnak meg minden egyes digitalizált nyomtatvány után, és 21,50 dollárt minden egyes nyomtatvány után, amelyet hagyományosan postán küldenének el.
A papíralapú aláírásokat is csomagolni és szállítani kell, vagy kézzel kell szétosztani, ami drága munkaerőt igényel. Aztán, ha ezek a nyomtatványok visszakerülnek az osztályba, valakinek át kell néznie őket, ellenőrizni kell a pontosságukat, és be kell vinnie az adatokat egy adatbázisba. Ez mind költséges és időigényes.
A digitális űrlapok az egész intézményben drámaian csökkenthetik a kézi előkészítő munkákat, például a nyomtatást, az összevonást és a dokumentumcsomagok összeállításának szükségességét. Az elektronikus aláírás még csak a belső forgalomban lévő űrlapok esetében egyszerűsíti le a dokumentumkezelést, mivel az összes fájlt egy helyen tárolja, és megkíméli a munkatársakat a dokumentumok másolásával és az olvashatatlan kézírás megfejtésével járó fejfájástól.
Mindezen okok miatt a döntéshozók szerint az elektronikus aláírás átlagosan 47 százalékkal növelte back-office folyamatok hatékonyságát, így a dolgozóknak rengeteg időt szabadított fel, ezáltal sokkal hatékonyabb a munkamegosztás.
Általános iskoláktól kezdve egészen a felsőoktatásig adminisztrációkór védeni kell a diákok magánéletét, különösen, ha érzékeny adatokról van szó.
Az adatvédelmi szabályozások folyamatos fejlődése, a vele járó összetettség és költségek miatt érthető, hogy a Forrester felmérésének válaszadóinak 57 százaléka az integrált digitális dokumentum munkafolyamatok bevezetése mögött az "adatvédelmi és adatkezelési fejlesztéseket" jelölte meg fő mozgatórugóként.
Ennek eredményeképpen a felmérésben résztvevők az elektronikus aláírás bevezetésének eredményeként 25 százalékkal kevesebb időt fordítottak a jogszabályi megfelelésre. Ez az időmegtakarítás költségmegtakarítást is jelent, ha a személyi juttatásokban számoljuk ki. A gazdasági előnyök még nyilvánvalóbbá válnak, ha figyelembe vesszük az adatvédelmi megfelelési munkafolyamatok felülvizsgálatának és frissítésének folyamatos költségcsökkentését.
Az elektronikus űrlapok csökkentik a diákoktól és szülőktől érkező, dokumentumokat és segítséget kérő hívások számát. Emellett Forrester felmérése szerint a digitális aláírási folyamatok 40 százalékkal csökkentik a nyomtatványok aláírásával kapcsolatos ügyfélpanaszok számát - míg 85 százalékuk az adatbeviteli hibák csökkenéséről számolt be. Az ilyen jellegű javulások a személyzet felszabaduló idejét jelentik, amelyet költséghatékonyabban lehet felhasználni.
Még izgalmasabb, hogy a válaszadók 85 százaléka szerint ezek a fejlesztések az ügyfélélmény javulásában mutatkoznak meg. 43 százalékuk szerint ez növelte az új ügyfelek megszerzését.
A felmérésben részt vevők szerint az elektronikus aláírások átlagosan 519 százalékos megtérülést hoztak.
Ráadásul a válaszadók szerint ez a megtérülés évről évre növekszik, mivel egyre több csapat integrálja az elektronikus aláírási munkafolyamatokat a teljesen papírmentes dokumentumkezelési folyamatokba, tovább csökkentve a feldolgozási időt, minimalizálva a hibák számát, felszabadítva az alkalmazottak értékes idejét és javítva az ügyfélélményt.
Valamint, ha szeretnél további szoftverekről olvasni, amik segítik az iskolák gördülékenyebb működését és most kedvezményesen beszerezhetőek, ajánljuk a következő lehetőségeket:
Adobe Creative Cloud Teams Pro
Ha további információra van szükséged, kérjük keresd fel viszonteladóink egyikét, illetve ügyfélszolgálatunk is készségesen rendelkezésedre áll!
Forrás: Adobe Blog
A profi tervezés jövője: a generatív mesterséges intelligencia egyre inkább megjelenik az InDesignban is. Íme a legújabb funkciók.
A mesterséges intelligencia által generált régi klasszikusok filmtrailerei érdekes időutazást tesznek lehetővé az 50-es évekbe.
Szerezd be most CorelDRAW Graphics Suite előfizetésed 20% kedvezménnyel!