Úgy érzed, hogy elborít a munkamennyiség, nehezen tartod a határidőket, és soha nincs elég időd a nap folyamán? A rengeteg zavaró tényező és megbeszélés miatt gyakran nehéz igazán produktívnak érezni magunkat. Ha egy okosabb (és nem keményebb) munkamódszert keresel, jó helyen jársz! Megmutatunk hét gyakorlati stratégiát, amelyeknél a hatékonyság növelése van a fókuszban. Spoiler alert: a MindManager nagy segítségedre lesz!

Hatékonyság: De miért is fontos?

Az utóbbi években a munkavégzés módja igencsak megváltozott a home office elterjedésével. Akár otthonról, akár az irodából dolgozunk, most meg inkább rá vagyunk utalva a digitális együttműködés eszközeire. A hatékonyság növelése nem csak több munka elvégzéséről szól. Inkább arról, hogy okosabban dolgozzunk, így teremtve jobb mentális egészséget és egyensúlyt a munka-magánélet között.

A képlet így szól: Ha több munkát el tudsz végezni, jobban érzed magad: Boldogabb leszel, és a főnökeid is elégedettebbek lesznek, a pozitív hatás pedig az ügyfél-elégedettségen is meglátszódik.

De hogyan növelheted a hatékonyságodat úgy, hogy közben a stressz is csökkenjen?

7 tipp a hatékony munkához

Több feladat elvégzése a munkahelyen még nem jelenti azt, hogy több órát is kell dolgoznod. Sőt, a hosszabb munkaidő gyakran csökkenti a produktivitást. A hatékonyság növelése inkább az eredményesebb munkára utal.

Íme hét könnyen megvalósítható stratégia, amelyek segítségével többet érhetsz el a munkanapod során:

1. Találd meg a számodra legjobb időgazdálkodási stratégiát

Nincsen egy univerzális megoldás, az időgazdálkodási stratégiák nem érvényesek egyformán mindenkire. Bátran próbálj ki többféle módszert, és találd meg azt, ami a leginkább illeszkedik hozzád és a munkastílusodhoz! Módosíts a szabályokon, vagy kombinálj akár különböző technikákat!

Néhány stratégia, amit érdemes kipróbálnod:

• Időblokkolás: Jelölj ki 1-2 órás időszakokat, amikor egy adott feladattípusra koncentrálsz! Ez csökkenti a folyamatos feladatváltást − ami amúgy rontja a produktivitást.
• Pomodoro-módszer: Dolgozz 25 perces blokkokban, majd tarts 5 perces szünetet! Ez segít gyorsabban elmélyülni a munkában. Olyan online eszközök, mint a Tomato Timer, megkönnyítik ennek a módszernek az alkalmazását.
• GTD (Get Things Done): Egy hatékonyságnövelő rendszer, amely csökkenti a mentális terhelést és javítja a fókuszt. Az öt lépése: rögzítés, tisztázás, rendszerezés, áttekintés és végrehajtás.

2. ,,Eat the frog" − azaz amit ma megtehetsz, ne halaszd holnapra!

Az „Edd meg a békát” egy produktivitási metafora. Egyszerűen azt jelenti, hogy a legnehezebb feladatot végezd el elsőként reggel. Ne úgy értsd, hogy a legnagyobb projektnek vagy a legbonyolultabb feladatnak kell nekilátnod. A lényeg, hogy találd meg azt a feladatot, ami a legnagyobb stresszt okozza, hogy a teljesítése lendületet adjon a napodnak!

3. A sikeres csapatmunka kulcsa: a megfelelő eszközök

A megfelelő kollaborációs eszközök használata segít a rendezett munkavégzésben. Például a digitális táblák használata ötletbörze során javíthatja az együttműködést egy nagyobb csoporttal, a Kanban táblák pedig a projekttervezést segítik előremozdítani.

Íme néhány kollaborációs eszköz, amellyel időt takaríthatsz meg:

• MindManager: Az Alludo digitális elmetérképező szoftvere segít a gondolatok, folyamatok és munkafolyamatok vizuális formátumban történő rendezésében. Használhatod flowchartok, elmetérképek, Kanban táblák vagy termékfejlesztési ütemtervek létrehozására. Olyan funkciók, mint a post-it jegyzetek, feladatok és dokumentumok feltöltése javítják az együttműködést ezáltal növelve a produktivitást.
• Loom: Ez a képernyő- és videófelvételi eszköz lehetővé teszi, hogy videókat készíts magadról és a képernyődről. Ideális eszköz bonyolult ötletek megosztására vagy annak egy kollégának történő bemutatására.
• Hangüzenetek: A Slack és a Teams is támogatja a hangüzeneteket, amelyek segítségével gyorsan felveheted a kapcsolatot másokkal. Használhatod őket ötletek vagy gondolatok gyors küldésére, ahelyett, hogy leírnád őket.

4. Automatizáld a rutinfeladatokat!

Mennyi időt töltesz ismétlődő feladatokkal? Valószínűleg többet, mint amennyit észreveszel. Sok feladat közülük pedig biztosan olyan, amit az automatizálás elvégezhetne helyetted. Például projektmenedzsment eszközök, mint az Asana és a Monday rendelkeznek beépített automatizálási funkciókkal, amiket érdemes kihasználni.

Emellett több harmadik féltől származó eszköz is létezik a munkafolyamataid egyszerűsítésére:

• A Zapier egy integrációs és automatizálási eszköz, amely összeköti azokat az alkalmazásokat, amelyek nem rendelkeznek natív integrációkkal. Automatizálhatja a munkafolyamatokat az e-mailek, közösségi média, CRM rendszerek és sok más platform között.
• Az IFTTT (If This, Then That) egy rugalmas automatizálási eszköz, amely lehetővé teszi, hogy testreszabott automatizálásokat hozz létre kedvenc eszközeid és alkalmazásaid között, beleértve a WordPress-t, közösségi média platformokat, Google Drive-ot és még sok mást.
• A Microsoft Power Automate egy testreszabható felhőalapú automatizálási platform, amely mesterséges intelligenciát használ a folyamatok, beleértve az asztali és felhőműveletek egyszerűsítésére.

5. Ma tervezz a holnapra!

Túlzsúfolt emailfiók és feladatlista? Ha már a napod elején tüzet kell oltanod, az teljesen lemerítheti a mentális energiádat aznapra. Használd inkább a munkanap utolsó tíz percét arra, hogy megtervezd a következő nap prioritásait! Rendezd el a feladatokat, írd fel azokat az üzeneteket, amelyekre válaszolnod kell, és nézd meg, milyen találkozóid lesznek! Ha az "Edd meg a békát" módszert alkalmazod, döntsd el, hogy mi lesz az első dolog, amivel reggel nekiállsz! Hidd el, így könnyebben tudsz kikapcsolódni munka után, és célzottan tudsz belekezdeni a következő napba!

6. Zárd ki a zavaró tényezőket!

A digitális munkahely megkönnyítette a szervezett munkavégzést és az együttműködést, de egyúttal rengeteg zavaró tényezőt is hozott, mint a közösségi média és az értesítések. A fókuszáltság megőrzéséhez meg kell keresned a módját, hogyan zárhatod ki ezeket a zavaró tényezőket.

Néhány tipp:

• Némítsd le az üzenetküldő alkalmazásokat, amikor mély munkát végzel − ez segít a fókuszálásban!
• Korlátozd az e-mail ellenőrzéseket! Ha folyamatosan ellenőrzöd az e-maileket, az elvonja a figyelmedet a teendőidről, és könnyen letéríthet a helyes útról. Inkább naponta csak párszor nézd meg őket, és végezd el a sürgős feladatokat a lehető leggyorsabban!
• Próbálj ki egy fókuszáló alkalmazást, mint a Rescue Time, hogy láthasd, hol töltöd el a legtöbb időt! Akár blokkolj is olyan oldalakat/ alkalmazásokat, amik eltérítenek!
• Tedd a telefonodat elérhetetlen helyre! Ha azt veszed észre, hogy folyamatosan előveszed a telefonodat, próbáld meg eltenni egy szekrénybe vagy táskába, hogy ne legyen kéznél!

7. Tarts szünetet!

Ez habár elsőre ellentmondásosnak tűnhet a munkateljesítmény szempontjából, de fáradtan kevesebbet érsz el. Ahogy a több munkaóra sem segít abban, hogy többet dolgozz, úgy a szünet nélküli munka sem növeli a produktivitást. Szánj néhány percet arra, hogy felállsz az asztaltól, sétálsz egyet, vagy csak iszol egy pohár vizet! Próbálj meg óránként egy kis szünetet tartani, és legalább két-három alkalommal állj fel, hogy elhagyd az asztalt!

Készen állsz arra, hogy javítsd a munkád teljesítményét?

A legproduktívabb munkavállalók azok, akik rendezetten dolgoznak, és a megfelelő eszközöket használják, melyek segítenek csökkenteni a felesleges munkát. A megfelelő automatizálási és együttműködési eszközökkel a hatékonyság növelése gyerekjáték.

MindManager árakért és további információért keresd fel viszonteladóink egyikét! Ha kérdésed van, ügyfélszolgálatunk is készségesen a rendelkezésedre áll!