A Raiffeisen Adobe Acrobat-ot használ munkafolyamataiban, melyek elsődlegesen a bizonság területén jelentenek nagy előrelépést. A programról Othmar Schöller, a Raiffeisen Informatik biztonsági főnöke (Chief Security Officer) így beszélt:

"Az Adobe Acrobat Pro DC biztonsági funkciói a különböző adatkategóriákkal kombinálva nagyban elősegítette a biztonsági kockázatok csökkentését, melyeket a nem megfelelő dokumentumvédelem okozott. Mindezt pedig a mindennapi dokumentumkezelési folyamatok lelassítása nélkül tette."

Íme, hogyan használja a Raiffeisen Bank az Adobe Acrobatot:

Kihívások

A Raiffeisen 4 nagyobb területen szerette volna javítani dokumentumkezelési folyamatát. Az első fontos szempont a PDF dokumentumokkal való munka biztonságosabbá tétele volt olyan esetekben, mikor telefonokról szerkesztették azokat. Ezen kívül lényeges pont volt még a teljes PDF dokumentumra kiterjedő biztonság garantálása, valamint az is, hogy a védelmi beállítások személyreszabhatók legyenek az egyes vállalati adatkategóriák szerint. Mindezt pedig úgy kellett végrehajtani, hogy ne romoljon a PDF-ek minősége, valamint a vállalati folyamatokban se legyenek leállások.

Az Adobe Acrobat megoldásai

A PDF-ek védelme személyre szabható

Egy bank esetében a biztonság a legfontosabb szempont, így kiemelt szempont, hogy csak azok szerkeszthessék a dokumentumokat, akiknek ahhoz jogosultságuk van. Azok, akik létrehozzák és szerkesztik a PDF-eket, az Adobe Acrobat Pro DC-t, míg akik csak megtekintik azokat, az Adobe Acrobat Readert használják.

A Raiffeisen Adobe Acrobat integrációjának számos oka volt. Ilyen többek között, hogy a program garantálja a PDF-ek jó minőségét, valamint a dokumentumok biztonságát (jelszavak, digitális ID-k segítségével).

A dokumentumok átfogó biztonságának garantálása

Erre amiatt van szükség, mivel a Raiffeisen alkalmazottai naponta száz és száz dokumentumot hoznak létre, szerkesztenek és nyitnak meg a telefonukon, tabletükön vagy laptopjukon. Ezek az eszközök pedig mind a cég tűzfalán kívül vannak. Ezek a megoldások nyilván elősegítik a rugalmasabb munkavégzést, viszont további biztonsági funkciók használatát teszik szükségessé, mivel a dokumentumok védelme lényegesen nehezebbé válik, mikor kikerülnek a vállalati dokumentumkezelő rendszerren, vagy tűzfalon túlra.

Erre kínál megoldást többek között, hogy a felhasználók jelszóval védhetik dokumentumaikat, valamint úgy szerkeszthetik a dokumentumokat, hogy azokban bizonyos érzékeny információk ne legyenek láthatók a megtekintő számára. Ezen kívül természetesen még számos más biztonsági eszközt biztosít az Adobe Acrobat (ilyen például a vízjelek elhelyezése a PDF-eken, vagy az a beállítás mely meggátolja, hogy az adott dokumentum nyomtatható legyen).

Csoportosítás dokumentumkategóriák szerint

A Raiffeisen Informatik 4 fajta különböző dokumentumtípust különböztet meg rendszerében: beszélhetünk nyilvános, belső, bizalmas és privát dokumentumokról.

A nyilvános dokumentumokat a cégen belül és kívül is mindenki megnézheti. A korlátozott, vagy belső dokumentumok technikai leírásokat és specifikációkat tartalmaznak, míg a bizalmas kategóriába példul a költségvetéssel kapcsolatos dokumentumok tartoznak. A privát kategóriába pedig olyan dokumentumokat sorolnak, melyeket a létrehozóján kívül más nem láthat.

Az, hogy valaki szerkeszthet-e egy dokumentumot, attól függ, hogy az melyik kategóriába tartozik és hogy az adott alkalmazottnak van-e hozzáférése ahhoz a szinthez. A dolgozók így könnyen szerkeszthetik vagy tekinthetik meg a számukra releváns dokumentumokat.

Ezen a téren az Raiffeisen további automatizációs folyamatok bevezetését tervezi.

Az Adobe Acrobat rövid idő alatt a Raiffeisen megbízható eszközévé vált. A vállalat a szoftvert használva jelentősen növelte PDF dokumentumai védelmét, ezen kívül csökkentette a biztonsági kockázat is jelentősen csökkent olyan esetekben, mikor a vállalat tagjai a Raiffeisen tűzfalán kívül dolgoztak a dokumentumokkal. Emellett a különböző dokumentum-kategóriák szerinti biztonsági csoportosítás is kapóra jött a vállalatnak. Mindezt pedig úgy tudták megtenni, hogy komolyabb fennakadásokat tapasztaltak volna a vállalati munkafolyamatokban az implementáció alatt.

Adobe Acrobat Pro szoftveredet most korlátozott ideig kedvezményesen szerezheted be. A részleteket itt találod.

Forrás: Adobe