Kinek ne lenne ismerős, hogy amikor bármilyen hivatalos ügyet kell intézni, az szinte egy egész napos programnak számít és még ha ki is várjuk a sorunkat a zsúfolt irodában, akkor sem biztos, hogy tudják orvosolni a problémánkat, mert a bonyolult ügyintézés miatt véletlenül rossz helyre irányítottak minket, vagy mert véletlenül otthon hagytuk a nagyjából 300 fontos irat és nyomtatvány egyikét, melyek mindegyike szükséges az adott okmány elkészítéséhez.
Az emberek egyre több ügyet szeretnének digitális formában intézni. A különböző díjak befizetését, az engedélyekkel kapcsolatos ügyeket, vagy egyszerűen az információszerzést, miközben épp a reggeli kávénkat kortyolgatjuk. Az elmúlt néhány évben a Kalifornia államban található Sonoma megye nekikezdett a digitális átállásnak annak érdekében, hogy javíthassák a közigazgatási szolgáltatások minőségét a megye félmillió lakosa számára. Az Adobe Acrobat és az Adobe Sign használatával Sonoma megye lecserélheti a hagyományos, papíralapú ügyintézést gyors, egyszerű és biztonságos automatizált digitális folyamatokra.
„Több lépésben digitalizáltuk az emberek dokumentumait az Adobe Acrobat DC-vel, az Adobe Sign pedig csak az utolsó lépést jelentette, mellyel digitáliss jellegűvé alakíthattuk a megye közigazgatási szolgáltatásait” – meséli Jim McKenney, a Sonoma megyei információs rendszerek osztályának projekt menedzsere. „Ez a digitális felület könnyebbé teszi a kapcsolattartást a munkatársakkal és a megye lakóival, még vészhelyzetek – például nagy tűzesetek, vagy világjárvány – esetén is. 22 különböző közigazgatási osztályon havonta átlagosan 1900 digitális dokumentumot írunk alá és ez a szám minden bizonnyal csak nőni fog, mivel igyekszünk bátorítani az itt élőket a digitális ügyintézés használatára.”
1. Az előírások teljesítése:
Az Adobe Sign használatával Sonoma megye Kalifornia állam minden előírását teljesíti, ami az aláírások hitelességével, a dokumentumok tárolásával és az aláírt dokumentumok integritásával kapcsolatos.
„Az Adobe Sign az egyik legjobb ellenőrzési rendszerrel rendelkezik, mely lehetővé teszi számunkra, hogy igazolni tudjuk egy aláírás hitelességét, elmentsük az adott IP címet és az okiratot is, így az aláírás folyamatának minden lépését megfelelő módon ellenőrizhetjük” – mondta McKenney. „Továbbá az Adobe Sign az aláírt dokumentumokat rendkívül biztonságos PDF fájlokként tárolja, megakadályozva, hogy azok módosíthatóak legyenek az aláírás után, ez pedig szintén teljesíti az erre vonatkozó állami előírásokat.”
2. Tanulás:
McKenney-nek időbe telt, hogy megfelelő módon népszerűsítse az Adobe Sign használatát a különböző részlegeken dolgozók körében. Ám láthatóan minden fáradozást megért az ügy, mivel csak az Adobe Sign rendelkezik olyan ellenőrzéső rendszerrel, mely egyszerre tesz eleget a biztonsági előírásoknak, emellett pedig hatékony is.
3. Beépítés a munkafolyamatba:
Az Adobe Sign hasznos funkciói mitatt hamar népszerű lett minden osztályon. Többen is hamar ráéreztek, hogyan használhatják az elektronikus aláírást az Adobe Acrobat DC-ben található eszközök használatával. Az Általános Szolgáltatások részlegen valaki még egy konkrét folyamatot is kreált a létesítményi megrendelések – olyan űrlapok, amelyek több aláírást igényelnek – kezeléséhez, mely munkafolyamathoz egyáltalán nincs szükség semmilyen képzettségre.
„Mivel igyekszünk bátorítani az embereket, hogy nyugodtan alkossanak egyedi elektronikus aláírási módokat, folyamatokat, így érdekes volt látni, hogyan alkalmazkodnak a felhasználók azonnal ehhez a funkcióhoz” – fejtette ki McKenney. „Dolgozunk a folyamatok Microsoft 365-tel, Hyland OnBase-szel, és más eszközökkel történő integrációján is, melyek még könnyebbé teszik majd az itt dolgozók számára, hogy ilyen automatizált aláírási módszereket alkossanak.”
Carolyn Staats – az Információs Rendszerek Osztályának innovációért felelős igazgatója – így írja le a rendszer tesztelését:
„Az IT területen általában az a cél, hogy minél gyorsabban és egyszerűbben oldjuk meg az adott feladatot az adott új technológia használatával” – modta. „Ám az állami szektorban számos kérdés merülhet fel a pénz mozgásával, valamint azzal kapcsolatban, hogy az új technológiai megoldások hogyan is szolgálják majd valóban a felhasználók érdekeit. Tehát úgy döntöttünk, hogy olyan próba verziókat indítunk, melyeket nekünk sok időbe telne elkészíteni, így csak megpróbáljuk a lehető legtöbb emberhez eljuttatni az Adobe Sign szolgáltatást és megnézzük, milyen változást jelent ez majd a számukra.”
Az első ilyen pilot projekt egy olyan megyei programra irányult, ami az összes alkalmazottat érinti. A program lényege a személyzet fejlesztése és az egészségügyi kiadások visszatérítése: Sonoma megye szeretné ösztönözni a munkavállalók személyes fejlődését, így, ha valaki az egészségére, valamilyen technológiára, vagy tanulásra költ, abból egy bizonyos összeget visszatérítenek neki. Egy ilyen összetett folyamat adminisztrálása, lebonyolítása akár hónapokig is eltarthat, ám az Adobe Sign segítségével ezek a visszafizetések napokon belül megvalósulnak.
Az Adobe Sign űrlap információkat gyűjt az adatbázisokból, és próbálja csökkenteni az esetleges hibák valószínűségét. Az űrlapok automatikusan továbbításra kerülnek a jóváhagyóknak, így optimalizálható az átfutási idő és csökkenthető az emberi munkaerő feladata, az így megtakarított összeg pedig évente úgy 209 000 dollárt tesz ki. Mivel ez a próbaverzió számos alkalmazotthoz ért el, az Adobe Sign iránti érdeklődés meredeken elindult fölfelé, hiszen az emberek láthatták a módszer sikerességét.
Egy másik kísérleti verzió azt volt hivatott felmérni, hogy milyen mértékben egyszerűsítheti az Adobe Sign használata a megye lakóinak ügyintézését. A különböző támogatásokat a Megyei Adminisztrációs Hivatal (Country Administrators Office – CAO) osztja szét a Közösségi Beruházási Program (Community Investment Program) keretein belül. Ez a folyamat eddig rendkívül hosszan elhúzódó ügyintézést jelentett a szerződések egyes pontjainak tisztázása, a szerződések aláírása és a jóváhagyások véglegesítése miatt. Korábban egy támogatás elbírálásának folyamata hónapokig is elhúzódhatott, ám az Adobe Sign ezt hetekre rövidítette le. Az új ügyintézési folyamatot használók nem győzték dicsérni a procedúra egyszerűségét.
Az utolsó pilot verzió pedig az Adobe Sign számára talán legkeményebb diónak számító területre vonatkozott. Azt szerették volna felmérni, hogy milyen mértékben képes beépülni egy ilyen elektronikus aláírórendszer a jogi és megyei testületek munkájába. Az Adobe terméke pedig ezúttal is sikeresen vizsgázott. Elkezdték használni a Sign-t a saját kezűleg írt aláírások helyettesítésére a folyamatban lévő peres eljárások során. A testület tagjait hamar levette a lábáról az Adobe Sign gyorsasága, egyszerűsége és hogy teljesen megfelel a jogi előírásoknak.
„Ezt a módszert használva 70 százalékkal csökkentettük a három kísérleti munkafolyamathoz szükséges időt" – mondta Staats. „Az, hogy az Adobe Sign használatára vonatkozó adatokat elemezni tudtuk, kulcsfontosságú volt, nemcsak az eredmények mérése és elemzése szempontjából, hanem az alkalmazottak terhelésének kiegyenlítése és a folyamatok átszervezése miatt is, annak érdekében, hogy javítani tudjuk a produktivitást."
Ma Sonoma megye 22 államigazgatási részlege használja az Adobe Sign-t, beleértve a seriffeket, az általános szolgáltatásokat, valamint a Sign jelen van az úgynevezett ’Cal cards’ rendszerben is.
Használat a seriffek körében:
Az Adobe Sign ’MegaSign’ funkciójának használatával az adminisztrátorok személyre szabott űrlapokat – például influenza elleni védőoltásról szóló megerősítést – küldhetnek egyszerre az összes alkalmazottnak aláírásra.
Általános szolgáltatások:
Az Adobe Sign egy hétről csupán egy napra csökkentette a finanszírozási kérelem (Funding Request) űrlapok átfutási idejét.
’Cal kártyák’:
Katasztrófahelyzetben egyes megyei alkalmazottak jogosultak a ’Cal Cards’ néven ismert hitelkártyákat használni áruk vagy szolgáltatások kifizetésére. A 2017-es kaliforniai futótűz idején ezek az alkalmazottak több mint 900 oldal hosszú hitelkártya-kimutatásokat kaptak, melyek mindegyik sorát külön-külön jóvá kellett hagyniuk. Az Adobe Sign drámai módon leegyszerűsíti a sok aláírási kérelem elosztásának, nyomon követésének és kitöltésének folyamatát.
Az Adobe Acrobat DC-vel létrehozott kitölthető PDF fájlok használatát hamarosan a többi közigazgatással foglalkozó osztályon is bevezetik majd. McKenney jelenleg a közlekedés és közmunka részleggel dolgozik egy komplex PDF-űrlap kidolgozásán a közúti személyzet számára. A közutakon tevékenykedő személyzet mindennap papíralapú űrlapokat tölt ki, hogy nyomon kövesse a tevékenységeket és a szükséges anyagokat. Egy ilyen fajta legördülő listákkal rendelkező kitölthető PDF fájl használata a megszokott papíralapú iratokhoz képest csökkentheti a hibák gyakoriságát és felgyorsíthatja az űrlapok kitöltését.
McKenney továbbá az Adobe Acrobat DC-ben létrehozott egy bélyeget is, amelyet a felügyelőtanács főjegyzője használhat. Ahelyett, hogy egy valódi bélyeggel rögzítené az üléseken végrehajtott műveleteket, a főjegyző ezt a digitális bélyeget használva rögzíti a szavazatokat, beírja a dátumot a megfelelő helyre és lezárja a jelentést a változtatások megakadályozása érdekében.
"Az Adobe Acrobat DC és az Adobe Sign remek eszközök. A különböző részlegeken pedig még több hasonló űrlap és integrált megoldás létrehozására van igény, hogy még jobban felgyorsítsák a munkafolyamatokat" – mondja McKenney. "A digitális szolgáltatások megváltoztatják az alkalmazottakkal és a megye lakosaival való együttműködés módját, és segítenek nekünk hogy bármilyen helyzetben könnyebben tudjunk reagálni bizonyos dolgokra és elérhetőbbek legyünk."
Ha szívesen tudnál meg többet az Adobe professzionális termékeiről, az Adobe Acrobat Standard DC magyar nyelvű termékleírását itt, az Adobe Sign leírását pedig itt találod!
Figyelem! A tartalom legalább 2 éve nem frissült! Előfordulhat, hogy a képek nem megfelelően jelennek meg.