Tippek, a munkahelyi csapataink szinkronban tartására

Gyakran mondják, hogy az ötletek bemutatásának és az üzleti életben történő megosztásának leghatékonyabb módja a szemtől szembeni kommunikáció. De mi a teendő, ha ez egyszerűen nem lehetséges? Mutatjuk az Adobe milyen lehetőségeket kínál!

A világjárvány idején szükségessé vált az otthoni munkavégzés, így elkerülhetetlen a csapatunktól való távollét. Szerencsére a segítségünkre van a kapcsolattartásban a modern technológia és számos online platform is. Azonban van néhány kommunikációs tanács amit érdemes megfogadnunk.

1. A kapott és küldött digitális dokumentumok mennyisége folyamatosan növekszik, így könnyen elkerülheti a figyelmünket egy-egy létfontosságú információ. Annak érdekében, hogy csökkentsük ennek a kockázatát, nagyon fontos növelnünk a kommunikáció és a visszacsatolás gyakoriságát, mind a csapaton belül és a csapatok között is.
2. Az online kommunikációban sokkal kevesebb a lehetőségünk a félreértések kijavítására, ezért fontos figyelnünk arra, hogy világosan és tömören fejezzük ki magunkat, és mindenki számára érthető kifejezéseket használjunk. Kerüljük például a szakmai kifejezéseket, ha nem szakavatott ügyféllel kommunikálunk.
3. Ha valami nem világos, akkor ne habozzunk további kérdéseket feltenni. Ezenkívül, az sem mindegy, hogyan fejezzük ki kíváncsiságunk, ugyanis nagyon meg kell fontolnunk a kérdést, hogy informatív és hasznos választ kaphassunk. Ezek a körülmények még inkább arra sarkallnak és ösztönöznek bennünket, hogy mutassunk kölcsönös megértést és toleranciát egymás iránt.

Most ismertetünk néhány olyan eszközt, amelyek segítségével összehangolhatjuk csapatunk munkáját, megőrizhetjük az ügyfelek elégedettségét és digitálisan dolgozhatunk anélkül, hogy lemaradnánk valamiről.

Digitális munka több eszközön

Ingyenes PDF-eszközöket használhatunk

Olyan ingyenes eszközökhöz férhetünk hozzá a böngészőkből, amelyekkel Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint- vagy JPEG-fájlokat konvertálhatunk PDF-fájlokká, valamint csökkenthetjük a PDF-fájlok méretét.

További információ
 

Papíralapú dokumentumok digitalizálása

Nincs a közelben az irodai multifunkcionális nyomtató, fénymásoló vagy szkenner? A mobileszközre telepíthető és a szöveget automatikusan felismerő ingyenes Adobe Scan mobilalkalmazással papíralapú dokumentumokat szkennelhetünk PDF-fájlokká. 

További információ
 

PDF-dokumentumok szerkesztése

Ha szerkesztenünk kell egy fájlt, de nem áll rendelkezésre az eredeti példány, közvetlenül a PDF-fájlban is módosíthatjuk a szöveget és a képeket. Az Adobe Acrobat DC-vel könnyen szerkeszthetünk PDF-dokumentumokat íróasztalánál és utazás közben is, bármilyen mobileszközről.

További tudnivalók 

Személyes együttműködés 

Projektek megosztása és véleményezése 

Mindenkinek megkönnyíthetjük a dokumentumok véleményezését és kommentálását. Elegendő egyetlen e-mailt küldenünk több véleményezőnek, benne a szükséges hivatkozással. Mindegyikük hozzáférhet ugyanahhoz a PDF-fájlhoz bármilyen eszközről és bárhonnan. 

További információ

Dokumentumok aláírása

Csupán annyi a dolgunk, hogy feltöltünk egy aláírandó dokumentumot, beírjuk az aláíró e-mail-címét, és a Küldés gombra kattintunk. Az Adobe Signnal mindez gyerekjáték.

További tudnivalók 
 

Dokumentumok automatikus nyomon követése

Ha elektronikus dokumentumot vagy PDF-fájlt küldünk aláírásra az Adobe Signnal, azonnal értesítést kaphatunk, amikor megnyitják vagy aláírják a fájlt, így bárhol és bármikor értesülhetünk az aláírási állapot változásáról.  

További tudnivalók
 

Még hatékonyabb alkalmazások

A már eddig is használt eszközöket kiegészíthetjük az Adobe Sign szolgáltatással. Gyorsan elküldhetjük aláírásra a külső gyártók rendszereiben (például a Microsoft Office-ban vagy a Dropboxban) készült és tárolt dokumentumokat. 

További információ
 

Megbeszélés

Az Adobe Connect webkonferencia-alkalmazással a képernyőmegosztáson túl közösen dolgozhatunk munkatársainkkal és partnereinkkel. Egyebek mellett virtuális tárgyalótermeket hozhatunk létre és szabhatunk testre, valamint az értekezleten belüli szekcióüléseket is tarthatunk. 

További tudnivalók

Nem szabad szem elől tévesztenünk azt a tényt, hogy a ‘MI’ mindig erősebb, mint az ” Én ”. Ez talán jelen helyzetünkben fontosabb, mint valaha. A hatékony csapatmunkának az alappillére nem feltétlenül a fizikai közelség, sokkal inkább az empatikus hozzáállás és a közösségérzet.

Ez az új, sokak számára ismeretlen helyzet sok lehetőséget kínál szakmai fejlődésünkre, éljünk is vele! 

(Adobe)

Figyelem! A tartalom legalább 2 éve nem frissült! Előfordulhat, hogy a képek nem megfelelően jelennek meg.