Emlékezzünk vissza, hogy amikor először kezdtünk el "papírmentes irodáról" álmodozni — hatékonyság, zsúfoltság megszűntetése és a fenntartható alternatívák voltak a fontosabb szempontok. Ez az ötlet továbbra is rendkívül vonzó, de a legújabb hardver, szoftver és összekapcsolhatóság ellenére, valamint az aktualizált törvényeknek és kultúrális eltolódásnak, az irodákban lévő másolópapírok és nagy nyomtatók azt bizonyítják, hogy még nem értük el a kívánt célt.
A papírmentes iroda víziója a személyi számítógépek megjelenésével került napvilágra, de azokban az időkben még nem volt olyan fejlett a technológia, hogy ez az elképzelés valósággá váljon. Napjainkban ez már egy más történet — a digitális kiadással sokkal többet érhetünk el a papírok felszámolásán kívül. Ez az információ kezeléséről szól — és a következő dolgokat foglalja magában: fenntarthatóság, tárolás, biztonság, együttműködés és szervezés. Ma már van okostelefonunk, PDF formátumunk, elektronikus űrlapunk és aláírásunk, hogy mindezt megvalósíthassuk.
Az elképzelés természetesen nem tökéletes. Fontos figyelembe venni azt a tényt, hogy elektronikus eszközeink egyre több áramot fogyasztanak. Ezenkívül néhány munkakörnyezetben, számítógép biztosítása az összes dolgozónak nem megvalósítható vagy megfizethető. Ennek ellenére a papíralapú dolgok digitális technológiával történő elkészítése óriási előnyökkel jár.
Az Adobe digitális megoldásai jelentős mértékben elősegíthetik és közelebb hozzák a vállalatok számára a papírmentes környezet megvalósítását.
A PostScript-től és PDF-től kezdve egészen az elektronikus űrlapokig, digitális aláírásokig és eszközökig, az Adobe jelentős mértékű közreműködésével lehetővé teszi a vállalatok számára az üzleti folyamataik újratervezését.
Üzleti folyamatok újratervezése — eszközök a munkavégzéshez.
A Perkins Coie nemzetközi jogi vállalat kihasználja az Adobe Sign-ban rejlő lehetőségeket a belső folyamatok korszerűsítésére, idő és pénzmegtakarításra, valamint további értékek nyújtására ügyfeleinek.
“Cégünk a már régóta meglévő papíralapú folyamatokat teljesen digitalizálta az elektronikus aláírások rögzítésével, így értékes időt takarítunk meg a dokumentumkövetés és kezelés során",” mondta Dan Puterbaugh, a cég vezető ügyvédje az Adobe Document Cloudról. “Az Adobe Sign segítségével vállalatunk azonnali időmegtakarítást tapasztalt a szerződésekhez szükséges digitális aláírások biztosításánál, miközben jelentősen csökkentette a papírhasználatot.”
“Az Adobe Sign használatával napokról percekre csökkent a több aláírást tartalmazó dokumentumok elkészítése, így többletmunkától kíméljük meg magunkat,” tette hozzá Rick Howell a cég információs tisztviselője. “A digitális aláírások különböző eszközökön történő nagyfokú rugalmassága mindenki számára megkönnyíti a munkavégzést, elsősorban azon emberek számára, akik nem irodában dolgoznak.”
A nagyméretű fájlok küldése és nyomonkövetése — amely korábban kezdetleges és nehéz volt — szintén korszerűsíthető. Az Acrobat DC lehetővé teszi a küldést, fogadást és nyomonkövetést ugynazon a programon belül.
Lisa Croft az Adobe termékcsoport igazgatójának közlése szerint az Acrobat DC lehetővé teszi a nagyméretű fájlok biztonságos küldését és nyomonkövetését, anélkül, hogy bajlódnunk kéne az e-mail csatolmányokkal.
Az Acrobat DC-vel történő küldés biztonságosabb az e-mail-nél, mivel láthatjuk, hogy ki nézte meg vagy töltötte le a fájlunkat.
A telefonunk kamerája szintén nagy segítség. Használhatjuk rögzítésre, digitális aláírásra és bármilyen űrlap küldésére. Megkönnyíti számunkra a fontos jogi dokumentumok aláírásától kezdve az olyan egyszerű dolgokat, mint amilyen a gyerekünk iskolai kirándulásának engedélyezése. “Az alkalmazás lehetővé teszi a kitöltést, aláírást és küldést pillanatok alatt,” tette hozzá Lisa.
{"preview_thumbnail":"/wp-content/uploads/2022/migra/styles/video_embed_wysiwyg_preview/public/video_thumbnails/-hdvsBZPSrE.jpg?itok=dOcKXoS4","video_url":"https://youtu.be/-hdvsBZPSrE","settings":{"responsive":1,"width":"854","height":"480","autoplay":0},"settings_summary":["Beágyazott videó (Alkalmazkodó)."]}
Ujjainkkal okostelefonunkon történő koppintásával, digitálisan aláírhatjuk dokumentumainkat — egy újabb újabb találmány, amely elősegítheti a papírmentes iroda megvalósítását a közeljövőben.
Egy másik módja a papírmentes megvalósításnak az Acrobat DC és a Dropbox közötti integráció előnyeinek kihasználása, mely megkönnyíti a PDF fájlok tárolását és szerkesztését.
Szemléletes példa a kreatív ügynökségek munkafolyamatai, melyek nagy részben olyan eszközökre támaszkodnak, amelyek tökéletes együttműködést biztosítanak az ügyfelek számára.
“A Dropbox lehetővé teszi ügynökségek és egyéb kreatív szakemberek számára prezentációk, videók és egyéb eszközök ügyfelekkel történő megosztását,” mondja Lisa.
Képzeljük el, hogy egy olyan ügynökséggel dolgozunk, amely Dropboxot használ, és a prezentációnk másik verzója érhető el felülvizsgálatra. Ezzel egyidejűleg a PR részlegünk egy másolatot kér, de nem szeretnénk szerkeszthető változatot küldeni nekik.
A Dropbox connector lehetővé teszi alapműveletek végrehajtását, mint például megnyitás, mentés, PDF létrehozás, PDF exportálás, e-mailhez csatolás. Mostantól a PR osztályunk együttműködhet és átnézheti a PDF fájlunkat a az Adobe Acrobatban és Reader DC-ben elérhető magyarázó eszközökkel.
A Cloud tárhely és a biztonsági engedélyek megakadályozzák a felesleges nyomtatást.
Az engedélyek növelik a dokumentumbiztonság rugalmasságát. Például, ha testreszabjuk a hozzáférési beállításokat, engedélyezhetjük vagy letilthatjuk a felhasználók számára bizonyos műveletek végrehajtását (nyomtatás, szerkesztés vagy másolás).
A biztonsági előnyökön túl, ez megakadályozza a felesleges dokumentumok kinyomtatását is.
A papírmentesség előnyei.
A papírmentes irodával jelentős mértékben támogatjuk a környezetet.
“Az Egyesült Államok irodai dolgozói évente átlagosan nagyjából 10,000 lapot használnak fel— ami egy 100 láb magas Douglas fenyőnek felel meg” magyarázza John Friedman szerző és fenntarthatósági szakértő.
Azt is láthatjuk, hogy egy papírmentes iroda sokkal többet jelent a puszta papírmegtakarításnál — nagyobb üzleti biztonságot, együttműködést és szervezést biztosít.
A fájlok felhőben történő tárolásával kevesebb iratszekrényre lesz szükségünk. A kevesebb szekrény kevésbé zsúfolt munkakörnyezetet jelent, így kisebb irodára lesz szükségünk, ami alacsonyabb bérleti díjat is jelent.
A jutalom learatása.
A papírmentes iroda említett előnyeivel miért nem érünk el gyorsabb előrehaladást? Nem valószínű, hogy valaki jobban szereti hallgatni a faxgép hangját és az iratszekrények csapkodását. Richard Randall tanácsadó szerint sokkal valószínűbb, hogy ez "szokásban, élettelenségben és ellenállásban nyilvánul meg" .
De azok számára, akik készen állnak erre a kihívásra és szeretnék a jutalmat learatni, az Adobe technológiája folyamatosan egyengeti az utat.
Figyelem! A tartalom legalább 2 éve nem frissült! Előfordulhat, hogy a képek nem megfelelően jelennek meg.