Névjegykártya egy Excel táblázat alapján

Készítsük el az Excel táblázatot.
A legegyszerûbb módszer az adatok tárolására és szállítására, ha azt a megrendelõ egy Excel táblázatba írja. Ez számára is egyszerû, jól átlátható, könnyen nyilvántartható. Így majd a megrendelõ fogja kitölteni az adatokat, mi pedig csak beillesztjük õket a megfelelõ helyre.
Most tehát elkészítjük a sablont, amit majd elküldünk a megrendelõnek.
Készítsünk új táblázatot. Az elsõ sorba írjuk bele az oszlopok nevét: nev, cim, telefonszam, stb... Fontos, hogy ez a sor ne tartalmazzon ékezetes betûket, így további problémákat kerülhetünk el. Az alatta levõ sorba már nyugodtan írhatunk ékezetes betûket is.

Most legyünk mi a képzeletbeli megrendelõ, és töltsünk ki 12 nevet a kilövés miatt (lásd 4. lépés).

|Táblázat konvertálása
Ahhoz, hogy gond nélkül be tudjuk olvasni az adatokat, az elkészült táblázatot megfelelõ formátumba kell mentenünk. Ezt a mentést mindenképpen mi csináljuk, ne a megrendelõ. Õ küldje továbbra is általános Excel formában, így ha bármi gond van, mi még mindig más formátumúvá alakíthatjuk.

Válasszuk mentésnél a Unicode-os szöveg (*.txt) formátumot!
A figyelmeztetõ kérdésekre válaszoljunk IGEN-nel, majd csukjuk be a dokumentumot.
Fontos, hogy be legyen csukva a dokumentumunk, mert az Excel addig nem engedi, hogy más program is megnyissa.

|Készítsük el a névjegykártya sablonját InDesign CS2 programban.
A következõ pontokban egy általános névjegykártya-készítési módot írunk le. Természetesen a valóságban ettõl teljesen eltérõ névjegykártyákat is készíthetünk.
A profi felhasználók lapozzanak a 8. lépéshez.|Új dokumentum készítése
Egy lapon általában két oszlopnyi kártya fér el, egy oszlopban pedig hat vagy nyolc. Mivel mi 12 nevet adtunk meg, így 2 x 6 névjeggyel számolunk. (Megjegyzés: ez a szám a választott papírmérettõl függõen változhat!)
Mivel a névjegykártya általában 90 x 50 mm méretû, így a dokumentumunknak 180 x 300 mm-es méretet adjunk! Ne legyen oldalpár, és kifutót se adjunk meg.

|Készítsük el a keretet.
Készítsünk egy 90 x 50-es dobozt, amelynek ne legyen se kitöltése, se kerete, majd helyezzük el a lap bal felsõ sarkába (0 mm, 0 mm).

|Töltsük fel mintaszöveggel.
Mivel mi most név, titulus, cím, telefon és e-mail cím adatokkal dolgozunk, így ezeket készítsük el. Vegyünk egy 90 mm széles és 10 mm magas szövegdobozt, majd tegyük az X=0, Y=15 mm-es pontra.
Válasszuk ki az Arial betûtípust, és írjuk bele a dobozba, hogy "Név", majd új sorba, hogy "titulus".
Majd készítsünk egy másik szövegdobozt is, amelynek szélessége 45 mm, magassága pedig 10 mm legyen, és ezt helyezzük az X=42, Y=37-es pontra. Ebbe írjuk bele Arial 8 pontos betûtípussal, hogy cím, telefon, e-mail, külön-külön sorba.

|Formázzuk be a szöveget.
A név legyen Arial Bold 14 pontos, középre zárva, a titulus legyen 12 pontos kiskapitális, szintén középre zárva.
A cím, telefon és e-mail 8 pontos jobbra zárt szöveg legyen.
Majd ha szeretnénk, akkor illesszünk be egy képet is a CTRL-D paranccsal.

|Adatok importálása
Most, hogy a sablon készen van, betölthetjük az adatokat.
Ehhez válasszuk ki az Ablak/Automatizálás/Adategyesítés menüpontot (Windows/Automatize/Data Merge).

Ebbe az ablakba importáljuk be az adatokat. Ha ennek az ablaknak a jobb felsõ sarkában a nyílra kattintunk, akkor ki tudjuk választani az "Adatforrás kiválasztása" opciót.

Válasszuk ki a TXT fájl, amit a Excelbõl mentettünk.
Kapcsoljuk be az Importálási beállítások megjelenítését. Határolójelnek a Tabulátort válasszuk, Kódolása legyen Unicode, a Platform pedig PC vagy Mac attól függõen, hogy melyik gépen konvertáltuk az Excel táblázatot (ajánlatos Windows gépen konvertálni).

|Helyezzük be az adatokat a sablonba!
Az Adategyesítés ablakban megjelent a táblázatunk fejléce. A fejléc szavai fogják jelezni a hozzájuk tartozó adatokat. Fogjuk meg a Név adatot, és húzzuk be a névjegykártya sablon Név részébe.

Ekkor ott a következõ fog megjelenni: <>
Ez jelenti azt, hogy az ott megjelenõ adatot adatbázisból veszi az InDesign, vagyis a mi táblázatunkból. Ezt a jelet ugyanúgy formázhatjuk, mintha teljesen általános szöveg lenne.

Ezzel a módszerrel húzzuk be a többi adatot is a névjegykártya sablonba.
(Ha a húzás nehézkes, akkor az adatot úgy is beimportálhatjuk, ha a szöveg eszközzel beállunk a szövegbe, majd az Adategyesítés ablakban az adat nevére kattintunk.)
Ha jól dolgoztunk, akkor az adatok felvették az ottani szöveg stílusait. Amennyiben ez nem sikerült, akkor a 7-es lépés alapján újra formázhatjuk õket.
Ha készen vagyunk, akkor töröljük ki az eredetileg begépelt szöveget!

|Ellenõrizzük az adatimportálást.
Az Adategyesítés ablakban az Elõnézetre kattintva megtekinthetjük az importálás eredményét. Ha jól dolgoztunk, akkor az ékezetes karakterek is rendben megjelennek. Sõt! Akár nem magyar karaktereket is áthozhatunk így, tovább csökkentve a hibázás esélyét.

|Kilövés
Nincs már más dolgunk, mint elkészíteni a kilövést.
Ehhez kattintsunk az Adategyesítés ablak jobb alsó sarkában található Egyesített dokumentum létrehozása gombra.

A megjelenõ új ablakban, középen, a legördülõ menüben válasszuk a Több Rekord opciót, így az oldalon belül különbözõ adatok jelennek meg. Így aktívvá tettük a a Több rekord elrendezése névre hallgató középsõ fület.

Kattintsunk is oda. Itt beállíthatjuk, hogy mekkora távolságra legyenek a rekordok, vagyis névjegykártyáink egymástól. Mivel elõtte kijelöltük a 90 x 50 mm-es keretet, így a margót állítsuk nullára.
Ha bekapcsoljuk az elõnézetet, akkor láthatjuk, hogyan rendezi el a névjegyeket az InDeisgn CS2.
Amennyiben nem jelenik meg a második oszlop, akkor állítsuk kicsit nagyobbra a papírméretet.
Majd nyomjuk meg az OK gombot

|Készen vagyunk.
Az InDeisgn CS2 legenerálta a névjegyet egy új dokumentumba.
Mostanra az adatok újra szerkeszthetõ szöveggé alakultak, így ha bármi korrekcióra lenne szükség, akkor azt most még megtehetjük. Ha pedig minden rendben van, akkor készíthetjük a PostScriptet, vagy a PDF dokumentumot a levilágításhoz.

FONTOS! A program minden esetben kész oldalakat generál. Abban az esetben, ha túl sok adatot használunk (pl. több ezres etikettcímkénél), akkor az több idõt vehet igénybe, és több erõforrást is igényelhet. Így túlságosan nagy táblázatoknál ajánlott darabolni.

Figyelem! A tartalom legalább 2 éve nem frissült! Előfordulhat, hogy a képek nem megfelelően jelennek meg.