Mi az? Sokszor csak egy átláthatatlan adathalmaz, felgyülemlik az irodák asztalain, rendetlenséget okoz, általában sok van belőle és a legtöbb vállalatnak problémát jelent ezek kezelése és elhelyezése.
A papíralapú dokumentumok átláthatatlan kötegeit még egy működőképes rendszerben is nehéz rendezetten tárolni. A sok irat puszta mennyisége miatt szinte borítékolható, hogy valamikor egy szerződés, egy projekt terve, vagy bármilyen más fontos feljegyzés rossz helyre kerül, vagy teljesen elvész. Az alapból is stresszes munkanapokat valószínűleg senki nem szeretné azzal megkoronázni, hogy papírok tömegeiből kell kihámoznia a lényeges adatokat. Az Adobe Acrobat segít a digitalizációban, hogy védhesd a környezetet és az idegrendszeredet egyaránt.
Az Adobe termékeivel, például az Adobe Document Cloud használatával a komplett digitális átállás gördülékenyen fog menni. További segítség lehet az Adobe Scan, ami egy könnyen használható, ugyanakkor hatékony mobil applikáció, mellyel egyszerűen digitalizálhatsz bármilyen munkahelyi iratot. Az Adobe Acrobat online PDF kezelő eszközei pedig megkönnyítik az újonnan elkészült digitális dokumentumok menedzselését.
Ezen eszközök használatát bármilyen böngészőben kipróbálhatod:
Mivel ma már számos egyszerűen használható és pénztárcabarát eszköz áll rendelkezésre, nem érdemes tovább halogatni a teljes digitalizációt. Ezen kívül számos előnye is van ha egy cég maga mögött hagyja a papír használatát:
Költségcsökkentés
A papír rengeteg pénzbe kerül. Néhány tanulmány szerint a vállalatok évente alkalmazottanként 80 dollárt költenek csak papírra. Ha ehhez még hozzáadjuk a tinta, a nyomtató és egyéb gépek használatának és fenntartásának költségét, a végösszeg igencsak mellbevágó lehet.
Környezettudatosság
A papírtermelés a harmadik leginkább szennyező iparágnak számít az USA-ban, továbbá ezen ágazat óriási termelése következtében a világ erdőit elképesztő tempóban irtjuk ki. A teljes digitalizációval ha csak kis mértékben is de hozzájárulhatsz a Föld pusztításának megfékezéséhez.
Hatékonyság és hozzáférhetőség
Amellett, hogy a papíralapú dokumentumok költségesek és az elhelyezésük is nehézkes, egy másik, sokkal fontosabb erőforrásunkat is csökkentik: az időnket. Egy nagyobb vállalatnál előfordulhat, hogy hosszú órákig kell keresni bizonyos iratokat, ezt az időt pedig biztosan el lehetne tölteni hatékonyabban is. Egy kizárólag digitális dokumentumokat használó irodában bárki egyszerűen hozzátud férni bármilyen dokumentumhoz, akár a mobilja használatával is.
Gördülékeny együttműködés
A PDF-ek és egyéb digitális formátumok használata jelentősen megkönnyíti a kommunikációt és az együttműködést egy csapat tagjai között. A tagok megoszthatják egymással a fájlokat és együtt – akár egyszerre is – dolgozhatnak ugyanazon a dokumentumon, ahelyett, hogy az adott iratot annyiszor kellene kinyomtatni, ahányan részt vesznek a munkában.
Tartósság és biztonság
A tűz, a víz, vagy akár az idő is könnyen tönkreteheti a papírt, ám egy olyan munkahelyen, ahol a cég minden lényeges dolgot digitálisan tárol, ilyen miatt soha nem kell aggódni. Ilyen környezetben egy véletlenül kiömlő kávé, egy tragikus tűzeset, vagy bármilyen más váratlan esemény sem teheti tönkre a dokumentumokat.
Ahhoz, hogy egy cég végleg maga mögött hagyhassa a papír használatát, sokkal több kell annál, mint hogy egyszerűen digitalizáljuk az összes meglévő iratot. Ha azt szeretnénk, hogy a jövőben is zökkenőmentesen folyhasson papír nélkül a munka, olyan digitális eszközöket és rendszereket kell beépíteni a mindennapi munkafolyamatba, melyek megteremtik ennek a feltételeit.
Az alábbi módszerek fokozatos beépítése a vállalat mindennapjaiba, segíthet elmozdulni a teljes digitalizáció felé:
Egy konkrét terv készítése
Egy teljesen papírmentes iroda létrehozása összetett feladat. Azért, hogy biztosak lehessünk benne, hogy a megfelelő célokat állítjuk fel, érdemes kinevezni egy vagy több embert, hogy mérjék fel a vállalat papírhasználatát és határozzák meg a legfontosabb teendőket, hogy a cég egészére nézve csökkenthető legyen a papírfelhasználás.
Digitális projekt management rendszer használata
Ahelyett, hogy a vállalat dolgozói kis cetlikre írt átláthatatlan üzenetekkel kommunikálnának és így követnék nyomon egy projekt előrehaladtát, érdemes digitális projekt management rendszert használni. Az ilyen rendszerekben könnyedén meghatározható egy adott feladat időkerete, valamint egyszerű személyeknek, vagy csoportoknak feladatokat kijelölni és azok teljesítésének folyamatát nyomon követni.
Papírmentes meetingek
Ahelyett, hogy a meeting minden résztvevőjének ki kellene nyomtatni egyet a megbeszélés témáit tartalmazó anyagból, elég csak megosztani annak digitális változatát, így mindenki hozzáférhet a meeting előtt, alatt és után is.
Elektronikus aláírás használata
Így nagy mennyiségű papír és idő takarítható meg. Az Adobe Acrobat aláírások kérése (Request Signatures) funkciójával könnyedén elküldhetsz bármilyen dokumentumot vásárlóknak, beszállítóknak, vagy bárki másnak elektronikus aláírásra.
Még több információt az Adobe Acrobat Standard DC-ről itt találsz, az Adobe Acrobat Pro DC-ről pedig itt olvashatsz bővebben!
Figyelem! A tartalom legalább 2 éve nem frissült! Előfordulhat, hogy a képek nem megfelelően jelennek meg.