Hogyan lehet több feladatkör között profin lavírozni úgy, hogy közben produktívak maradjunk?
Az IT-szakmában különösen jellemző, hogy az embernek rendszeresen át kell csoportosítania a figyelmét egy teljesen más területre. Példának okáért a UX/UI design és a tesztelés közötti lavírozás különösen embert próbáló feladat tud lenni, pláne akkor, ha szabadúszóként különböző projekteken, eltérő mentalitású és tempójú kollégákkal működünk együtt.
Az ilyen éles kontextusváltások rendkívül megterhelhetik a koncentrácós képességeinket, ez pedig könnyen a hatékonyságunk romlásához vezethet. Egy kutatás szerint a multitasking 40%-ban ronthatja a produktivitásunkat, hiszen ilyenkor könnyebben vétünk hibákat, és tovább tart egy-egy munkafolyamat elvégzése. Szerencsére vannak rendkívül egyszerű technikák, melyekkel növelhetjük teljesítményünket, mindezt úgy, hogy egyszerre több területen is helytállunk.
1. Készíts időbeosztást!
Ahelyett, hogy ugyanabban az időben több feladatra koncentrálnál, inkább készíts pontos tervet arról, hogy mikor mivel fogsz foglalkozni. A létező legegyszerűbb időmenedzsmenti technika elsajátításával ez nem fog gondot okozni: a Pomodoro-módszer szerint a napunkat 25 perces blokkokra kell felosztanunk, minden egyes etap után pedig 5 perc pihenőt kell tartanunk, négy 25 perces blokk után pedig jöhet egy nagyobb, 15-20 percnyi szünet. Ekkor célszerű területet váltanunk, így könnyebben csoportosíthatjuk a figyelmünket egy teljesen más feladatkörre. Ezek persze nem kőbe vésett szabályok, de érdemes kísérletezni, és ennek nyomán kialakítani a saját munkaütemünknek megfelelő ritmusú beosztást. Ezzel sokat segíthetünk magunknak abban, hogy a nap értékes perceit a lehető leghasznosabban töltsük el, mindezt úgy, hogy estére se érezzük magunkat kiégve, mégis végezzünk a kijelölt feladatokkal.
2. Minimalizáld a megnyitott tabokat!
Te is az a típus vagy, aki tucatjával nyitogatja a böngészőben a különböző weboldalakat? Elolvasandó cikkek, érdekes projektek, megnézendő macskás videók…Itt az ideje, hogy ezen változtass, hiszen rend a lelke mindennek. Csak az a lap maradjon nyitva, ami tényleg fontos és nélkülözhetetlen, mert ha a nap folyamán felesleges információkkal bombázod magad, az bizony a figyelmedre is káros hatással van. Ha valamit mindenképpen el akarsz menteni későbbre, használd a Pocket alkalmazást.
3. Csoportosítsd a feladatokat!
Az ember hajlamos rá, hogy a leggyorsabban elvégezhető, apróbb feladatokat halogatja leginkább, hiszen ezekre sosincs elég idő, és talán nem is halaszthatatlan fontosságúak, ugyanakkor ha felgyülemlenek, már sokkal nehezebb lesz bánni velük. Csoportosítsd ezeket, és tudd le őket egyszerre! Szánj rá fél órát, mikor csak ezekkel foglalkozol: elintézed a napok óta halogatott telefonokat, válaszolsz az e-mailekre, és így tovább. Sokkal kellemesebb lesz tovább haladni az egyéb teendőkkel, ha ezek már nem lógnak a levegőben.
4. Készíts jegyzeteket!
Sose becsüld le a kézzel írt, vagy az online emlékeztetők létjogosultságát! Szeretjük azt hinni magunkról, hogy bármit képesek vagyunk megjegyezni, de van az a pont, mikor a memóriánk se bírja a kiképzést, pláne ha multitasking esete áll fenn. Ha folyamatosan jegyzetelsz, nagy terhet veszel le a válladról, pontosabban az agyadról, ráadásul így még csak véletlenül sem fogsz elfelejteni valami fontosat. Próbáld ki az Evernote alkalmazást, ami tökéletes erre a célra.
5. Változtass helyzetet!
Tapasztald ki, hogy melyik az a környezet, ami a leginkább támogatja a különböző feladatok elvégzését. Egy csendes, nyugodt helyre van szükséged, ahol belemerülhetsz a munkába, és biztos, hogy senki sem zavar meg? Esetleg éppen az motivál, ha pörgés van körülötted? A hely és a környezet megváltoztatásával még inkább el tudod majd különíteni a különböző feladatköröket, arról nem is beszélve, hogy az a fél órácska, míg egyik helyről a másikra érsz, segít kitisztítani a gondolataidat is.
6. Ne hagyd félbe a melót!
Ha már előre tudod, hogy egy feladattal nem tudsz egyhuzamban eleget foglalkozni, talán jobban jársz, ha másik alkalmat keresel annak elvégzésére. Embere válogatja, de általában a félbehagyott munkáknál sokkal nehezebb felvenni a fonalat, ezért jellemzően jobb egyben letudni őket. Akár fel is oszthatjuk különböző munkamenetekre a kérdéses tennivalót, így beoszthatjuk, hogy meddig akarunk egy nap alatt eljutni vele, ha éppen arról van szó, hogy hosszútávú projekten ügyködünk.
7. Tarts rendet magad körül!
Igen, értjük, a kreatív káosz szükséges velejárója a munkádnak, de legalább egy picit tartsd kordában az asztalodat! Egy rendezett munkakörnyezetben sokkal könnyebb koncentrálni, a sok felgyülemlett kacat, papír és szemét elvonhatja a figyelmedet. Ez is csak egy aprócska, jelentéktelennek tűnő trükk, amiről nem is gondolnád, hogy mennyit segíthet, ráadásul nem is kerül nagy erőfeszítésbe.
Figyelem! A tartalom legalább 2 éve nem frissült! Előfordulhat, hogy a képek nem megfelelően jelennek meg.